우선 이 글을 읽고 또 다른 질문이 생기시는 분은 제게 메일을 주시면 정성껏 대답글을 올리겠습니다.

우선 이번 행사를 참가하신 여러분들께 감사의 글을 올립니다. 

행사가 끝난 지금 정말 많은 분들의 글을 읽고 정확한 전달을 필요로 하다고 판단하여 이 글을 남깁니다. 

1. 우선 이 행사가 생기게 된 내용을 간략하게 말씀 드리지요. 

- 처음 일본의 학생 서미트가 한국에서 행사를 하고 싶다는 연락으로 한국학생서미트와 몇개의 다른 단체팀들이 신촌의 가케하시에서 모임을 가진다는 연락이 왔었습니다. 그때 우리 운영진도 참가를 하게 되었고 모든 역량으로 KJCLUB이 감당 할 수 있다는 결론과 함께 행사를 추진하게 되었습니다. 

- KJCLUB 에서는 원래 4월달에 행사를 하려고 진행 중이었고 일본의 학생 서미트는 2월 말에 하자는 제의를 해 왔습니다. (참고로 KJCLUB과 일본 학생서미트는 비영리 동호회였기에 자금이 전혀 없었습니다.) 

- 그당시가 10월경이었기에 시간이 너무 촉박하여 KJCLUB에서는 갈등을 하게 되었지만 일본에서 500명을 데리고 오겠다는 말을 들은 KJCLUB에서는 시간을 당겨서 행사를 하자는데 동의를 하게 되었습니다. 

- 그리고 KJCLUB의 회장으로부터는 한미르와 SBS의 도움을 받을 수 있는 상황이라는 이야기를 들었습니다. 

- 하여간 이 때부터 행사는 활기를 띄게 되었습니다. 각 팀장들을 소집하고 기획서를 짜고 각 파트별 준비를 하게 되었습니다. 그리고 이밴트를 업으로하는 두팀장이 이 행사를 기획하기 시작했습니다. 기본적인 방침은 방송,협찬,후원 등을 모아서 하자는 것이었습니다. 

- 그리고 한달이 지난 후에 진행요원을 뽑는다는 광고를 내 보내었고 약 400명의 면접자중 150여명의 진행요원이 선발 되었습니다. 선발조건은 각 팀장이 맡게 되었고 팀은 VIP,DESK,기획팀,홍보팀,촬영팀,섭외팀,안내팀,총괄보좌팀 등에 신청한 분들중 가장 팀의 성격과 어울리는 분들을 선발하였고 그들 모두 자원봉사(무료)라는 것을 명시 하였습니다 

2. 행사 내용에 관하여 
- 행사의 내용은 여러분이 알다시피 6개의 부스와 메인행사로 나뉘어져 있습니다. 
- 이 내용은 이번행사를 준비하는데 있어서 가장 큰 난관이었던 것은 일본인들과의 문화적,사회적인 차이 극복하는데 있었습니다. 한국은 공연문화를 선호했고(한국팀은 행사를 공연문화로), 일본은 전시장형태와 포럼 형태의 문화를 선호 했습니다(일본팀은 포럼,부스형태로)
- 다시말해 한국과 일본은 저마다 다른 형태의 행사를 준비하기 시작 한 것입니다. 
- 일본에서 스탭진들이 와서 몇차례 모임을 가지면서 서로의 생각을 알게되고 밤을 새가면서 문화적인 차이를 극복하는데 모든 힘을 쏟았습니다. 결국 서로 조금씩 양보하자는데 동의를 얻어 이번행사와 같은 모습이 나오게 된 것입니다. 
- 일본에서 주장하는 것은 연예인이나 메인행사는 항상 볼 수 있는 것이니 포럼형태로 가자는 것을 주장 하게 되었고, 한국에서는 포럼형태의 진부한 내용으로는 많은 분들이 오지 못할 것이라는 판단으로 서로의 절충에 따라 이번행사의 모양으로 좁혀지게 되었습니다. 
- 이 과정에서 한국측과 일본측이 소강상태로 들어가게 되어 얼마동안은 서로의 내용을 알리지 않고 일을 진행하게되는 아픔을 겪었습니다.
- 행사준비가 막바지로 달릴 무렵에서야 서로 의견차이를 좁힐 수 있었고 그러다 보니 밤을 새가면서 작업에 들어가게 되는 경우가 많았습니다. 실제로 일본에서는 스탭진들이 일주일을 먼저 한국에 들어와 기획팀(부스팀)과 함께 작업에 들어 갈 수 있었습니다. 

3. 행사 부스에 관하여 
- 행사부스는 위에 이야기 한것처럼 정말 순식간에 이루어졌습니다. 그리고 행사운영진에서는 여러곳에 협찬을 넣어두었지만 ”비영리단체”, 정부에서 승인되지않은 단체”,”책임을 질수있는 회사형태의 단체가 아니다”라는 이유로 좋은 결과를 얻지 못하게 되었고 고민하던 기획팀은 각 부스의 내용을 협찬을 받아서 행사를 준비하자는 것으로 급히 전환하게 되었고, 이 과정에서 각 부스 하나하나마다 협찬업체가 모이게 되었습니다. 그러다 보니 협찬을 하려는 업체에서는 본인의 회사를 소개하는 자리를 만들어 달라는 제의를 해왔고 그 내용을 수정하여 여러분들이 보신바와 같이 각 부스별로 회사 홍보부스의 형태로 전환되기까지 하였습니다.
- 하지만 가장 중요한 것은 그 부스안의 모든 내용과 협찬은 기획팀의 담당자들이 직접 밤을 새가면서 만들어낸 창조물이라는 것입니다.  
- 그리고 헨드폰 악세서리를 만드는 부스에서는 장애인들이 직접 물건을 만들고 판매를 하였는데 그 수익금은 그 장애인들에게 전달이 되었습니다.

4. 메인행사에 관해서 
- 우선 이주노와 투야, 서울대국악팀, 코스프레, 가라데, 등 행사에 참가해주셨던 모든 팀들은 실제로 모두 무료로 행사에 참가해주셨습니다 그분들께는 진심으로 감사를 드립니다. 
- 메인행사의 모양은 방송을 가기위한 최소한의 모양이었고, 메인행사에 참가하는 이주노와 투야 등을 위한 최소한의 배려 였습니다 물론 이 메인 무대를 만들기 위한 출혈은 대단히 컸습니다. 
- 메인행사의 사회자 또한 진행팀들 모두 자원봉사로 일을 했고 실제로 그 분들에게는 어떠한 지원금도 드리지 못했습니다. 이 점 또한 너무나도 죄송하게 생각하는 부분입니다. 
- 기모노 또한 일본팀이 일본의 한 기모노업체의 후원을 받은 것이었습니다 
- 결론적으로 행사에 필요한 모든 물품과 행사에 동원된 모든 팀은 거의 모든 부분에서 무료공연을 해주었고, 무대세팅에 관한 부분 또한 이밴트팀장님의 개인적인 명예나 의지로 최소한의 가격으로 행사를 준비했습니다. 

5. 자금상황 
- 애초 비영리단체였고 자금이 전혀 없는 상태에서 행사를 시작하였고,각 업체의 경우 ”취지는 좋지만 국가공인인이 된 단체인지,방송을 하는지,주협찬이 누군지 등등 많은 이유로 협찬제의를 거절받게 되고,기존에 주협찬사로 진행하고 있던 한미르조차 현물(긴팔티)로 받게되자 형편없는 자금난이 시작되었습니다. 
- 행사를 준비하게위해 각 행사장(kbs 88체육관,대경웨딩홀)은 회장의 개인자금으로 대관비를 지불한 상태였고,각 행사를 위한 대여품(무대세팅,컴퓨터 등)과 부스행사, 행사에 필요한 모든 물품을 준비하는데 필요한 자금을 구하는 치열한 사투가 시작되었던 것입니다. 
- 더우기 행사를 참가하고자 하는 분들은 등록을 하기는 하였지만 입금을 하지않아 어려움이 극에 달했던 것입니다.

6. 일본의 상황 
- 일본팀에서는 한국에 참가하기위해 여행사를 선정 하였는데 일본에서 큰 업체인 JTB여행공사를 선택했습니다. 일정이 촉박하다, 공인이 되지않은 단체다, 라는 이유로 선금을 받기를 원했고, 기본적으로 100명 단위로 계약을 하기를 원했고, 또한 23일(행사전일)에 대한 책임을 지지 않기로 했으며, 후쿠오카로 모여 배편으로 부산으로 들오갈 수 밖에 없다는 내용을로 계약을 하게 되었습니다. 이 과정에서 일본팀은 어려운 여건이지만 JTB여행공사의 명성을 믿고 샌택을 하였지만 실제로 도움이 되지 못했습니다
- 더우기 일본팀은 37명 외의 나머지 63명에 대한 계약위반금(630,000엥)을 지불하고 한국으로 둘어 온 상태입니다. 

- 일본의 스탭진은 약 17명 이었고 행사에 참가하는데 약 59,000엥이 소요 되었는데 일본 또한 이 행사에 참가하기위해 혼신을 힘을 기울였다고 합니다. 전단지를 만들어 일본전역에 배포하였고,행사에 참가 하도록 주위의 친구나 동료들까지 행사참가에 대한 권유를 했다고 합니다. 
- 일본참가자들이 많이 안온다는 이야기를 두달전에 알게되 우리 한국측은 진우여행사를 통해 더 좋은 조건에 좋은 상황을 만들어 놓고 회원들을 모집하기 시작을 했지만 너무나 늦은 시기였기에 진우여행사의 모집을 포기하게 되었고 급기야 일본의 스탭진들이 한국에 미리 들어와 홍보를 하겠다며 일찍 들어 왔고 서울의 중심가 10여곳을 선정하고 각 어학당과 학교,번화가 등을 돌아다니며 한국팀과 일본팀이 전단을 뿌리기 시작했습니다. 

7. 행사장의 난관 
- 행사장의 난관 또한 많이 있었습니다 
- 우선 우리행사 전날 금요철야예배를 드리는 교회의 행사가 있었기에 실제로 우리 행사를 치루기 위해서 당일 새벽 2시부터 작업을 시작하게 되었습니다. 
- 더우기 메인 무대를 설치하는 팀의 실수로 시간을 늦게 설치하게 되었지만 다행히 본 행사인 2시까지는 모든 작업이 완료 되었습니다. 
- 리허설은 오전 7시에 하기로 되어잇었지만 무대세팅이 늦음으로 인해 본 행사 전 잠깐씩만 해야했기에 여러가지 미숙함이 그대로 노출이 된 것입니다. 
- 행사장측과의 문제도 많이 있었습니다.
- 밖에서는 DESK팀이 있었지만 눈보라가 치고 있었고, 행사장측과의 장소문제로 바닥에 깔 고무판을 설치하지 못해 시간상 많이 늦게 되었습니다. 
- 또한 무료공연팀으로 오게 된 코스프레팀의 탈의실이 제2체육관 2층의 생활체육관으로 배정을 받았는데 이것 역시 무료로 장소를 지원해주기로 약속을 받았었으나 행사당일 행사장측의 일방적인 장소 사용 허락이 좌절되어 오전내내 행사장측에게 건의를 하여 오전 12시경에 사용허락이 떨어졌으나 이미 코스프레팀의 320명은 화장실,복도 등을 이용하여 옷을 갈아입고, 분장을 끝내고 행사장안으로 들어간 상태이기에 무용지물이 되어버렸습니다.
- 코스프레팀의 모든 회원들에게 우선 이시간에 죄송하다는 말씀을 드립니다.

8. 2부행사장의 난관
- 우선 식사의 경우에는 대관을 할때는 장소와 다과라고 계약을 하게 되었으나 전체참가자들을 위하여 식사를 제공하자는 중론으로 다과형태가 식사로 전환이 되었습니다. 그러나 대관업체 측이 계약서상의 내용만을 고집하고, 아니면 식사제공을 대관사측에서 하는 것이 어떠냐는 의견만을 내세우다보니, 좀 더 저렴한 가격에 식사를 준비하고 있던 우리 운영팀과의 마찰을 줄이기 위해 부득이하게 3가지의 음식을 줄이고 식사를 하는 것으로 결정이 난 것입니다.
- 처음 계약당시 저녁 7~9까지의 대관을 계약하였고 주방을 사용할 수 없었기에 정말 좋은 음식을 제공을 원했던 우리팀은 외부에서 저렴하면서도 음식이 좋은 업체를 찿았음에도 불구하고, 행사장측의 외부음식 반입에 대한 제한을 받게되어 보다적은 음식을 행사장이 비치하게 된 점을 행사 참가자 여러분들께 사죄 드립니다.
- 2부 행사장의 자리배치에 대해서는 확실하게 규명을 해 놓았으나,실제로 너무 적은 일본인들의 참여로 인하여 자리배치가 너무 많은 차질을 일으키게 된 점 또한 사죄 드립니다. 

* 이외에도 너무나 많은 일들이 있었고, 행사에 참가하시는 분들 또한 하실 말씀이 많으리라 봅니다.  
* 행사를 준비하는 과정이 너무나도 열악하였고, 시간상의 준비 또한 잘못이었고, 행사의 미숙한 점 또한 너무나도 많았습니다.
* 많은 분들의 이해와 격려를 부탁 드리겠습니다